Oggi le aziende dispongono di grandi quantità di dati, acquisiti da tutte le loro attività digitali e dalle interazioni tra i dipendenti con i principali canali di comunicazione. Saper valorizzare questa fondamentale risorsa, traducendola in informazioni utili a prendere decisioni consapevoli su una base oggettiva, consente alle organizzazioni di centrare un duplice obiettivo: migliorare la produttività generale grazie ad un miglioramento del coinvolgimento dei dipendenti e aumentare la employee satisfaction.

Una risposta concreta, in questo delicato frangente, arriva da Microsoft Viva Insights, una soluzione di data analytics, perfettamente integrata in Teams, in Outlook e nelle applicazioni per la produttività di Microsoft 365. In altri termini, i software che gli utenti aziendali impiegano ogni giorno per svolgere il proprio lavoro.

Vediamo in cosa consiste Microsoft Viva Insights e come la recente integrazione con Copilot vada sempre più nella direzione di semplificare la valorizzazione dei dati aziendali attraverso la redazione automatica di insight e report capaci di descrivere nel dettaglio l’attività delle persone e dell’organizzazione nel suo complesso, nel pieno rispetto delle normative sulla privacy.

Viva Insights: conoscere nel dettaglio per decidere meglio

Secondo la definizione offerta dalla stessa Microsoft, Viva Insights è una piattaforma che consente di: “Migliorare i risultati aziendali con dati analitici interattivi”.

Grazie all’analisi avanzata dei dati, Viva Insights è in grado di ottenere:

• Report predefiniti: informazioni dettagliate, direttamente utili alle attività, generate a partire da una libreria di report già pronti da usare e altamente personalizzabili, grazie al costante supporto offerto da Copilot.
• Analisi personalizzate: strumenti avanzati consentono di generare informazioni personalizzate sulla base di query molto specifiche, come il tempo trascorso nella lettura delle mail ogni giorno, oppure quello impiegato per rispondere alle stesse.
• Acceleratori predefiniti: librerie predefinite consentono di visualizzare e rendere interattivi gli insight, per conoscere ad esempio quante ore vengono dedicate alle riunioni e quante all’operatività, nell’ambito di tutti i processi aziendali.

Per comprendere al meglio il funzionamento di Viva Insights è utile conoscere che si tratta in primo luogo della combinazione di due software: Microsoft MyAnalytics e Workplace Analytics, che consentono rispettivamente di soddisfare gli insight personali e gli insight per i manager e i leader aziendali.

Insights personali

Una funzionalità essenziale di Viva Insights è la sua integrazione con Microsoft Teams, che consente di acquisire in tempo reale il flusso di dati che l’utente stabilisce con la piattaforma di collaborazione e comunicazione aziendale.

Questa connessione è fondamentale per gli insight personali, in quanto consente ad ogni dipendente di avere la visibilità completa delle sue attività, a cominciare dal tempo che dedica a ciascuna, ad esempio nell’arco di una singola giornata, oppure di un’intera settimana lavorativa.

Funzioni specifiche consentono inoltre di avere una visibilità completa sui rapporti con i colleghi, per facilitare l’organizzazione dei meeting e lo scambio di mail, ad esempio attivando automaticamente degli alert nel caso di una mancata risposta.

Viva Insight aiuta ad aumentare la produttività e proteggere il benessere delle persone suggerendo come organizzare le attività individuali e collettive, ottimizzando il tempo produttivo, ad esempio proponendo di calendarizzare alcuni giorni senza riunioni, concentrando tali momenti in altri occasioni.

Insights per manager e leader aziendali

Viva Insights consente di acquisire report dettagliati per scoprire come si svolge il lavoro all’interno dell’organizzazione, con un focus particolare sulle performance dei dipendenti, grazie al fondamentale valore aggiunto dato dall’aggregazione dei dati, presentati e visualizzati all’interno di una dashboard unificata per ottenere, in qualsiasi momento, una visione complessiva del rendimento dei vari team.

Viva Insights, anche grazie alle nuove funzionalità introdotte da Copilot, è in grado di generare suggerimenti per risolvere le situazioni problematiche, agevolando una cultura del lavoro sana, ottenibile mediante semplici regole comportamentali.

I manager e i leader aziendali possono seguire in tempo reale i progressi in base ad una serie di metriche personalizzate, e correlarlo con le loro attività specifiche, come le riunioni individuali ed il tempo dedicato alla leadership.

Copilot Dashboard: Viva Insights per misurare e migliorare l’adozione di Copilot nelle principali applicazioni Microsoft

Annunciato nella sua versione finale per i primi mesi del 2024, Copilot Dashboard consiste in un pannello di controllo unificato che consente di facilitare la visibilità e comprendere al meglio l’impatto dell’adozione di Copilot nell’impiego delle applicazioni di Microsoft 365 (Word, Excel, Powerpoint, ecc.), ai fini di migliorare la produttività dei dipendenti.

Copilot Dashboard si basa su Viva Insights, con cui è direttamente integrato. La versione rilasciata da Microsoft consente di misurare l’adozione di Copilot in 365 attraverso quattro sezioni specifiche: Readiness, Adoption, Impact e Sentiment. Per la versione finale sono già state annunciate ulteriori funzioni.

Readiness

Il tab Readiness descrive, tra le altre cose, un report relativo al numero di utenti attivi di Microsoft 365, nonché le funzionalità specifiche di Copilot sfruttate da ogni utente nelle varie applicazioni: Teams, Outlook, Word, Excel, Powerpoint, ecc.

Adoption

Il tab Adoption sintetizza quante licenze di Copilot sono implementate nei sistemi dell’organizzazione, offrendo una visibilità in tempo reale sul suo utilizzo nelle varie applicazioni, facilitando al tempo stesso la comprensione dell’effettivo guadagno in termini di produttività.

Impact

Il tab Impact riepiloga informazioni relative al potenziale tempo risparmiato dagli utenti grazie all’adozione di Copilot, con una serie di insight che indicano le aree in cui l’assistente AI è in grado di incidere in maniera più o meno significativa nella produttività quotidiana dei dipendenti.

Sentiment

Il tab Sentiment ha l’obiettivo di raccogliere i feedback degli utenti finali relativamente all’utilizzo di Copilot, per conoscere l’opinione che i dipendenti stessi hanno in merito al nuovo assistente AI di Microsoft.

Copilot in Viva Insights: un assistente puntuale e rispettoso della privacy

Il 2023 è stato un anno cruciale, di svolta e radicale innovazione per le principali applicazioni aziendali di Microsoft, grazie all’implementazione di Copilot, il chatbot basato su funzioni di intelligenza artificiale generativa, in tutti i prodotti più diffusi, come GitHub, Microsoft 365, Teams, Outlook, Bing e molti altri. L’obiettivo dichiarato è assistere i dipendenti a tutti i livelli aziendali nell’essere più efficienti e produttivi nelle loro mansioni quotidiane.

Copilot in Microsoft Viva agevola i leader verso un nuovo modo di lavorare, spiccatamente data-driven, fornendo, sulla base oggettiva dell’analisi dei dati, le informazioni necessarie per prendere decisioni efficaci e consapevoli in qualsiasi frangente.

Copilot in Viva Insights permette ai leader delle divisioni aziendali e ai loro collaboratori di utilizzare un prompt in linguaggio naturale (LLM) per generare report dinamici e personalizzati sulla base di query sui team e sulle attività dell’organizzazione.

Oltre a supportare costantemente i decisori aziendali nella creazione e nella revisione dei loro documenti, Copilot semplifica inoltre il processo di creazione di query per gli analisti, grazie ad una serie di funzionalità che verranno progressivamente introdotte anche nel corso del 2024, che consentiranno oltretutto di acquisire informazioni rilevanti sull’effettiva adozione del nuovo assistente AI da parte delle varie business unit.

Le informazioni sugli utenti raccolte da Viva Insights soddisfano i disposti delle normative vigenti sulla privacy, dopo essere state ottenute dai riepiloghi dei dati di Microsoft 365 relativi a mail, meeting e a tutte le comunicazioni con i canali aziendali.

Copilot per Microsoft Viva Insights: scoprilo con 4wardPRO

Per utilizzare Copilot per Viva Insights nel pieno delle sue potenzialità, 4wardPRO mette a disposizione un’ampia gamma di competenze certificate sulle tecnologie Microsoft e il know-how acquisito nell’implementazione sul campo della piattaforma Viva in tutte le integrazioni con Teams e Microsoft 365. Una missione quotidiana che 4wardPRO svolge costantemente al fianco di decine di imprese italiane, impegnate nel loro percorso di IT transformation.

Grazie a 4wardPRO, le aziende di qualsiasi dimensione e ambito di attività possono scoprire concretamente come ottenere grandi vantaggi dall’implementazione dell’intelligenza artificiale generativa nei propri processi.

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