Nella corsa all’aggiornamento tecnologico, in cui tutte le aziende si cimentano costantemente, bisogna districarsi nella scelta dei migliori prodotti per sopperire alle necessità dei processi aziendali, per rafforzarli o per renderli più semplici e fruibili. 

Vista la vastità di soluzioni che il mondo informatico mette a disposizione, ciò che offre un importante valore aggiunto è la possibilità di trovare la maggior parte dei servizi disponibili in un'unica piattaforma, limitando così la frammentazione di informazioni e facilitando i processi amministrativi. 

1. Questioni di sicurezza

Tra le piattaforme cloud più utilizzate nel mondo Enterprise troviamo sicuramente i due colossi Google (con il suo Google Workspace) e Microsoft  (con il microcosmo di Microsoft 365). Nonostante entrambi abbiano un portafoglio di applicativi molto vasto è, a mio parere, nettamente in vantaggio Microsoft, per quantità e qualità delle soluzioni proposte e, soprattutto, per i sistemi di sicurezza che mette a disposizione per mantenere tutto protetto dagli attacchi malevoli.

Tuttavia, è ragionevole pensare che le aziende possano scegliere l’una o l’altra soluzione, ed è altrettanto ragionevole che le aziende di medie o grandi dimensioni e più attente alla sicurezza informatica si spostino da Google Workspace a Microsoft 365.

2. La User Experience

Quando ci si prepara al cambio della propria infrastruttura di riferimento, è importante raccogliere le informazioni di cosa si ha attualmente (passaggio indispensabile per sapere cosa è necessario riportare sulla nuova e cosa abbandonare, perché ormai in disuso od obsoleto) e preparare l’ambiente di destinazione per accogliere i propri dati, abilitando le funzioni necessarie ed evolutive. Ma ancor di più, è importantissimo (anche se spesso sottovalutato) valutare l’esperienza utente durante la transizione e cosa comporta, a livello tecnico, il lasso di tempo che impiega la migrazione dalla vecchia piattaforma di utenti e dati alla nuova. 

Questo limbo ibrido, in cui gli oggetti sono spartiti tra le due realtà, è il cuore di ogni progetto di migrazione. A seconda delle dimensioni dell’azienda (sia in termini di utenti, sia in termini di dati da elaborare) la migrazione può richiedere da qualche settimana, a mesi se non… anni.

È ovvio però che l’azienda non può fermarsi, mentre sta affrontando questo cambiamento tecnologico. Non può interrompere il turnover (persone che cessano la collaborazione, nuovi utenti che vengono assunti): non può congelare la continua produzione e manipolazione di dati; anche se sono presenti due ambienti completamente separati, che, anzi, devono funzionare con il minor disservizio possibile, durante tutto il periodo di transizione.

3. I tool di migrazione

Un’attenta analisi è indispensabile per riuscire ad intraprendere questo viaggio e i tool di migrazione nativi o di terze parti sono i nostri migliori alleati, per raggiungere l’obiettivo. 

Nello specifico, sono descritte brevemente le possibilità che mette a disposizione il tool nativo di Microsoft per la migrazione e la coesistenza con Google Workspace, grazie all’utilizzo delle Google API.

Innanzi tutto, identifichiamo cosa la soluzione Microsoft ci permette di trasportare su Microsoft 365:

• Elementi di posta
  • Mail
  • Meeting room
  • Calendari
  • Contatti
• File
  • Copia degli elementi di GDrive
  • Condivisioni interne degli oggetti di GDrive
  • Conversione degli elementi GDocs in Office 

Come detto, Google Workspace ha una struttura relativamente semplice, quindi la mera copia dei dati è abbastanza agile. Per ciò che concerne la coesistenza dei due ambienti, esistono funzionalità molto avanzate, rispetto alla migrazione di qualunque altro sistema di terze parti non Microsoft. 

A livello tecnico, questa soluzione permette agilmente di aggiungere nuovi elementi alla sincronizzazione, ma soprattutto permette uno switch automatico dalla vecchia cassetta postale Gmail alla nuova cassetta postale Outlook - confermando semplicemente il completamento della migrazione in corso. Per rendere questo possibile, è necessario dichiarare due domini di terzo livello o più in modo che le API possano gestire in autonomia le funzioni di reindirizzamento del flusso di posta a seconda di quale attualmente è la cassetta postale primaria. 

L’esperienza utente, in questo periodo di limbo, sarà molto flessibile, in quanto due identità su sistemi diversi saranno in grado di:

• Visualizzare la disponibilità in calendario in ambo le direzioni
• Eseguire la prenotazione di una sala riunioni valida per entrambi
• Condividere e gestire file

Oltre a questo, è possibile per gli utenti ancora in GWork, eseguire un’abilitazione parziale per permettere, ad esempio, di cominciare ad utilizzare Teams per la collaborazione più diretta e organizzata con il resto del proprio gruppo di lavoro o per indire delle riunioni più strutturate. 

4. Un nuovo mondo di servizi 

Insomma, spostare gli strumenti di collaborazione dalla soluzione Google Workspace al mondo Microsoft 365 non solo è vantaggioso per tutti i servizi disponibili nella nuova piattaforma, ma anche perché permette un passaggio morbido e il meno impattante possibile, dove l’utente sarà in grado di apprezzare gradualmente il cambio della tecnologia senza soffrire continui blocchi e interruzioni, che potrebbero influenzarne negativamente l'adozione.

5. La formazione per l'adozione efficace

Per concludere, la tecnologia ci aiuta in questo viaggio verso l’innovazione e permette di rimanere connessi ed operativi, anche nel periodo di transizione. Ma per avere una trasformazione veramente di successo è fondamentale investire in formazione. Per una conversione efficace dei sistemi informativi, è necessario mostrare ed insegnare agli utenti come lavoreranno nel futuro e come utilizzare questi nuovi strumenti a loro beneficio.

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