Internet Live Stats, portale che monitora in tempo reale i numeri della rete, mostra che in totale, nel mondo, vengono inviate all’incirca 2,7 milioni di mail al secondo, 227 miliardi ogni giorno. L’Osservatorio statistico 2018, per parte sua, ha preso in considerazione gli invii di e-mail effettuati in Italia dalla piattaforma MailUp, nell’arco del 2017. Il volume quantificato è pari a oltre 12 miliardi e mezzo. In questo caso, l’ampiezza del fenomeno è vista in modo positivo, come strumento di marketing, con tassi di apertura che variano dal 17% al 27,3%, con un incremento del +3,6% rispetto al 2016.
Ma quanto tempo impieghiamo, in media, nella lettura di questa mole di posta elettronica?
Quanto tempo spendiamo a leggere le mail
Una ricerca dell’anno scorso, condotta dalla società di consulenza statunitense Bain & Company, ha preso in esame le comunicazioni di 24 grandi imprese. Secondo l’indagine, i dirigenti ricevono ogni giorno più di 200 e-mail e i direttori dedicano circa 8 ore alla settimana per smaltirle. Michael Mankins, socio dell’azienda americana, in un articolo scritto per l’occasione su Harvard Business Review, evidenzia: «Ci sono pochi dubbi sul costo delle comunicazioni inutili, non solo sul singolo dipendente, ma anche sulla società in termini di burn out e perdita di produttività dei lavoratori». Alla fine, conclude: «È tempo che i capi si assumano la responsabilità di cambiare il modo in cui il lavoro viene organizzato, solo così i dipendenti potranno restare sconnessi fuori dall’orario di lavoro e dedicare le ore lavorative a ottenere grandi risultati».
Una delle soluzioni indicate da Mankins, per gestire questo problema, potrebbe sembrare semplicistica: eliminare il tasto “rispondi a tutti”, poiché «dato che leggere un’e-mail richiede tempo, anche quelle non necessarie o che non sono indirizzate a te, il tasto “rispondi a tutti” può rappresentare un’enorme perdita di tempo». Almeno 30 minuti a settimana secondo la ricerca.
La posta elettronica non morirà, ma si integrerà con l’UCC
A prescindere dalla fattibilità pratica di questo suggerimento, il tema a cui rimanda è cruciale perché influisce su stress da lavoro e produttività. Il tasto “rispondi a tutti”, infatti, viene usato principalmente quando si intende mettere al corrente o aggiornare gli altri membri del team, chiedere informazioni sullo stato dell’arte di un progetto, indire riunioni, pianificare appuntamenti, ecc. Tutte attività che oggi possono essere svolte, più efficacemente e in minor tempo, con sistemi di collaborazione e comunicazione congiunti. Questi sistemi non rappresentano, come talvolta si tende ad affermare, degli “e-mail killer”. A giudicare dai dati citati sopra, sarà difficile riuscire a debellare la posta elettronica nel giro di pochi anni e, forse, non è neanche necessario farlo. L’ultimo Adobe Consumer Email Survey Report 2018 conferma un uso massiccio di questo canale anche da parte dei Millennials, ma invita tuttavia le aziende ad aiutare i dipendenti ad avere una comunicazione cross-channel efficiente. Il che fa capire che un certo uso della mail è destinato a essere messo in soffitta, mentre un impiego corretto della stessa sarà sempre più integrato con i canali previsti dalla Unified Collaboration & Communication (UCC), cui si faceva cenno prima.
Dalla dimensione cross-channel il canale giusto
L’UCC è pensata per aiutare i gruppi di lavoro a condividere file, interagire velocemente tramite chat e video call, suddividere gli argomenti sulla base di una gerarchia intuitiva, ma rigorosa. Non solo. Permette anche un governo del workflow in cui l’insieme di messaggi sincroni (telefono, chat, instant messaging) e asincroni (e-mail, post sui social media) confluiscono in un’unica piattaforma. In questo modo si ribalta l’abitudine di optare per un canale in forza della routine che l’ha reso familiare e si apre la strada alla dimensione cross-channel, nella quale la scelta è imposta da ciò che bisogna comunicare. Se, perciò, si ha bisogno di una risposta immediata o di verificare la disponibilità a partecipare a un meeting, non sarà necessario ricorrere all’ennesima mail. Viceversa, nel caso in cui si intenda sollecitare l’opinione ponderata su un determinato argomento e fornire ufficialità a questa richiesta, la posta elettronica tornerà sicuramente utile. L’obiettivo finale è la produttività che, secondo l’impostazione dell’OCSE, va intesa come valore aggiunto per ora lavorata. I sistemi UCC, in definitiva, non subentrano alla vecchia e onnipresente mail, ma aiutano ad ottimizzare il tempo necessario alla condivisione e alla comunicazione in azienda, consentendo, di conseguenza, anche un ridisegno del giusto ruolo da assegnare alla posta elettronica.
