Efficienza aziendale e processi ripetitivi
La digitalizzazione è un percorso finalizzato a modernizzare l’azienda. Il suo obiettivo non si limita alla risoluzione delle sfide connesse all’utilizzo della carta e al miglioramento delle procedure interne, ma mira anche all’eliminazione dei processi ripetitivi che riguardano tutte le divisioni aziendali, con particolare attenzione ai settori amministrativo, finanziario e di gestione della supply chain.
Ancora oggi, tra efficienza aziendale e processi ripetitivi c’è una netta contrapposizione: ogni giorno, le persone trascorrono ore e ore a riportare manualmente informazioni da un documento a un sistema gestionale, a copiare e incollare dati, ad eseguire semplici calcoli che potrebbero essere automatizzati. I percorsi di digitalizzazione e di automazione dei processi nascono su queste premesse.
Cos’è la Robotic Process Automation
La Robotic Process Automation o RPA è una tecnologia che le imprese adottano per automatizzare le procedure ripetitive e rule-based, ovvero basate su regole ben definite. La RPA funziona in modo ingegnoso: si tratta di un bot che replica le operazioni che un utente in carne ed ossa eseguirebbe sui sistemi. Può quindi inserire credenziali, copiare e incollare dati da un sistema all’altro, effettuare data entry in apposite schermate attingendo dati da specifici documenti, con il vincolo che la procedura sia effettivamente routinaria e soggetta a minima variabilità.
Considerando che molte procedure di backoffice seguono schemi consolidati, La RPA si è imposto come la tecnologia chiave per l’automazione di processo, considerando anche i costi limitati di implementazione.
Il mercato della Robotic Process Automation (RPA) è in costante crescita. La popolarità di questa tecnologia deriva da due aspetti fondamentali: la sua semplicità di implementazione e la possibilità di risparmiare su tempi e costi operativi, a tutto vantaggio dell’efficienza aziendale.
Il ruolo della RPA, infatti, è determinante per il successo del business, poiché consente di sostituire il fattore umano in task a basso valore aggiunto, liberando le risorse da mansioni ripetitive per dedicarle ad attività più strategiche. Secondo il report di Assintel, le soluzioni di Robotic Process Automation dimostrano la loro importanza con:
- la valorizzazione dei dati in tempo reale;
- l’efficientamento e l’automatizzazione dell’operatività dei dipendenti;
- la creazione di una collaborazione efficace tra i diversi comparti aziendali.
Vediamo nel dettaglio in che modo la RPA riesce a migliorare questi aspetti dell’organizzazione aziendale.
Efficienza aziendale: perché le imprese scelgono la RPA?
Sono principalmente tre i motivi per cui le organizzazioni ricorrono alla Robotic Process Automation. Prima di tutto, questo tipo di automazione si basa su software che raccolgono e aggiornano le informazioni contenute in altre applicazioni, automatizzando le azioni verso le interfacce utente esistenti. Pertanto, si tratta di soluzioni non invasive, che non richiedono la creazione di API (Application Programming Interface) oppure di script di programmazione e integrazione.
In secondo luogo, in molti casi risulta difficile portare a termine i progetti IT, perché risulta complesso reperire le persone e le risorse tecnologiche necessarie a integrare i sistemi nel modo corretto. Per quasi tutte le aziende di dimensioni significative, i requisiti di integrazione possono essere tanti e abbastanza onerosi: per questo, sono spesso insostenibili economicamente. I progetti RPA, invece, hanno il potenziale per essere consegnati molto più rapidamente e a costi significativamente inferiori, con livelli di coinvolgimento decisamente più bassi da parte del reparto IT aziendale.
Infine, con la RPA diventa possibile realizzare un’analisi reale dei processi aziendali, che può condurre a una revisione degli stessi in tempi brevi e con risultati misurabili. Secondo l’ultimo report di MWD Advisor, si assiste a un taglio del 60-70% dei costi operativi nei processi aziendali, con tassi di errore inferiori allo 0,5% quando gestiti e automatizzati da un sistema RPA implementato correttamente.
I vantaggi dell’adozione di soluzioni RPA in azienda
Una volta implementata, la Robotic Process Automation permette di usufruire di benefici tangibili a livello di efficienza aziendale, produttività, tempistiche e costi. Nello specifico, i vantaggi offerti da questa tecnologia sono riassumibili in:
- Automazione dei processi di routine. Il personale può dedicarsi alle attività che richiedono più attenzione e a maggiore valore aggiunto per l’azienda, senza occuparsi di quelle definite time consuming.
- Diminuzione dei costi. La RPA consente di risparmiare sui costi del personale e di evitare gli effetti sanzionatori di errori umani e mancate - o errate - previsioni.
- Riduzione del rischio di errori umani, derivanti dalla manualità degli operatori.
- Apprendimento continuo. I sistemi RPA migliorano in autonomia, apprendendo dalle attività che svolgono automaticamente, grazie alle tecnologie di Machine Learning sulle quali sono basati.
Da RPA a iRPA: cosa cambia e come
L’evoluzione della RPA è l’iRPA (Intelligent Robotic Process Automation): un complemento della RPA, che ne amplia l’ambito di applicazione tramite l'AI. Il suo utilizzo è legato prevalentemente all’automazione dei processi più complessi, sempre con l’obiettivo di incrementare sensibilmente l’efficienza aziendale. Questo avviene con la combinazione di 4 fattori:
- l’acquisizione intelligente di dati;
- l’elaborazione del linguaggio naturale (NLP);
- l’apprendimento automatico (Machine Learning);
- l’analisi operativa con RPA (robotica, che non richiede intelligenza per funzionare).
Secondo l’ultima ricerca dell’Osservatorio Artificial Intelligence della School of Management del del Politecnico di Milano, nel 2021 la Intelligent Robotic Process Automation valeva il 10% dell’intero mercato dell’Intelligenza Artificiale in Italia (380 milioni di euro).
Per concludere, la RPA è una tecnologia che sta conquistando un numero sempre maggiore di aziende per via dei molti vantaggi che offre, sia di natura organizzativa, sia economica. Tra questi, sono da evidenziare sicuramente un risparmio di tempo, la riduzione dei costi e una migliore allocazione delle risorse umane.
L’incontro fra l’automazione robotica dei processi e l’AI ne eleva ulteriormente le capacità, facendone uno strumento di gestione dei processi di business capace di incrementare davvero l’efficienza aziendale.