#ModernWork #impresoftgroupnews
L’adozione del lavoro agile in azienda deve essere attentamente monitorata. Per quanto le imprese siano state obbligate ad adottare il remote working durante la pandemia, la transizione verso il vero lavoro agile è una novità per molte di loro. Il passaggio verso dinamiche smart ha un impatto sistemico e profondo sulle organizzazioni, che devono rivedere i processi e adattare al nuovo stato di cose la propria cultura, il modello organizzativo e la tecnologia. Infine, ma non per importanza, devono definire i parametri con cui valutare l’efficacia del modello nel corso del tempo. Tra tutti, ecco i KPI di cui tenere conto quando si parla di smart working.
KPI dello smart working come indicatori di efficacia
I KPI dello smart working sono indicatori sintetici che forniscono al management un riscontro oggettivo sull’efficacia del lavoro agile in termini di partecipazione, engagement e produttività. I tradizionali KPI di business, come la customer satisfaction, la retention rate e i margini di profitto, sono fortemente condizionati dall’efficacia del nuovo modello di lavoro, ed è quindi fondamentale per le imprese plasmare delle work experience appaganti e ben organizzate, che oltre ad aumentare la produttività fungano anche da attrazione per i talenti esterni.
Il tema dei KPI dello smart working rientra in quello più ampio della trasformazione della gestione delle performance aziendali (performance management), le cui dinamiche tradizionali, basate su obiettivi fissi, su revisioni periodiche (annuali) e su un approccio ex-post, non si sposano più con la dinamicità delle aziende smart e moderne. Per le imprese, l’onere è significativo, poiché si tratta di integrare nuovi indicatori, rivedere il valore di quelli esistenti, ridefinire le modalità e la frequenza di misurazione e far confluire il tutto in un percorso non più incentrato sulla valutazione in sé ma sul miglioramento continuo.
I 5 ambiti da monitorare
Per avere successo, qualsiasi progetto di smart working deve essere monitorato, così da permettere rapidi interventi correttivi in caso di necessità. L’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano identifica i 5 ambiti fondamentali, nei quali andranno poi definiti e monitorati i relativi KPI dello smart working.
- il livello di partecipazione all’iniziativa;
- la soddisfazione delle persone;
- gli impatti sul coordinamento con il capo, i colleghi e i clienti interni;
- le criticità legate alla tecnologia;
- le caratteristiche degli Smart Worker.
Laddove possibile, va data precedenza a indicatori oggettivi e quantitativi. Il livello di partecipazione è uno di questi: in qualsiasi momento, il management può sapere quante persone stanno partecipando all’iniziativa, di quante giornate usufruiscono in media e quanto vengono usate le risorse aziendali condivise (desk, sale riunioni, posti auto). Il tutto, ovviamente, nel rispetto della normativa vigente in ambito di lavoro e di privacy.
Stesso discorso per quanto concerne le criticità della tecnologia: dalla frequenza e dal modo con cui vengono usati gli strumenti, le aziende ottengono preziose indicazioni sulla qualità dell’esperienza, che andranno poi confermate o smentite attraverso survey dedicate. Queste sono peraltro fondamentali per comprendere la causa di eventuali indicatori non soddisfacenti. Secondo l’Osservatorio, con l’avanzamento della digitalizzazione gli indicatori quantitativi, come questionari e analisi dei dati, saranno sempre più diffusi, pervasivi e centrali per monitorare i KPI dello smart working. In un modello che fa largo uso di strumenti digitali, le fonti di dati sono numerose: i sistemi HR, le piattaforme di collaboration, gli strumenti di produttività, app di workplace management, IoT all’interno degli spazi aziendali e molto altro.
KPI smart working: la centralità dell’employee engagement
Nel mondo dei KPI dello smart working rientra la valutazione dell’employee engagement. Tra gli obiettivi di qualsiasi paradigma di lavoro agile, infatti, c’è il miglioramento dell’esperienza offerta ai dipendenti, che si traduce in più coinvolgimento, partecipazione e, cosa tutt’altro che secondaria, benessere. Tuttavia, lo smart working implica una riduzione dei contatti fisici, e questo non giova all’engagement. Da ciò, la necessità non soltanto di monitorare quest’ambito, ma di intervenire con apposite attività correttive.
Per valutare l’employee engagement, l’azienda può avvalersi di informazioni quantitative. Tra i molti indicatori di engagement, il tasso di assenteismo e il turnover, ma anche una serie di indicatori di relazione che, a differenza del passato, sono facilmente rilevabili perché transitano da strumenti digitali. Partecipazione ai meeting e agli eventi aziendali, livello di interazione tra gli employee e verso soggetti esterni, utilizzo delle risorse e dei servizi a disposizione, occupazione degli spazi e molto altro. A tutto ciò si sommano le tradizionali survey, magari inserite all’interno di un modello di feedback continuo, finalizzato a rendere l’intera esperienza lavorativa sempre più ingaggiante, produttiva, piacevole e proficua.
