La pandemia sta accelerando profondamente il percorso di rinnovamento del paradigma lavorativo, imponendo una trasformazione importante nelle dinamiche di gestione dell’ufficio. Con tutta probabilità, il modello che uscirà vincitore dall’era del Covid sarà quello ibrido, fondato su un’alternanza di presenza in ufficio e operatività da casa, in viaggio, ovunque ci si trovi. Lo dimostrano i numeri: secondo l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, il 70% delle grandi aziende aumenterà le giornate di lavoro da remoto per adattarsi al new normal, mentre il 50% modificherà i suoi spazi fisici.
Adottare il vero smart working, che non coincide con il telelavoro della prima fase dell’emergenza, pone importanti sfide di tipo culturale, organizzativo e tecnologico, ma è al tempo stesso auspicabile e necessario: passare da un’organizzazione fondata sul controllo di presenza, su luoghi e orari predefiniti, a una incentrata sul raggiungimento degli obiettivi individuali e di team, su collaborazione e condivisione “a distanza” responsabilizza gli employee, determina un miglior bilanciamento tra le dimensioni privata e professionale, crea engagement e massimizza la produttività, permettendo inoltre alle aziende di realizzare saving importanti sulla gestione degli immobili e dei servizi connessi (facility), che inevitabilmente verranno occupati e usati meno dell’era pre-Covid.
Gestire l’ufficio in una situazione di new normal non è un’attività banale, poiché la transizione a un modello di lavoro diffuso pone delle sfide inedite e complesse. A patto di disporre di strumenti adeguati (una piattaforma di team collaboration, in primis), il lavoro da remoto perfeziona la comunicazione tra persone e team, rende il contatto – benché virtuale – assiduo e frequente, ma al tempo stesso rende molto più complesso condividere la cultura aziendale tra tutta la workforce, creare legami, rafforzare la community e far provare un senso di appartenenza a qualcosa di più ampio rispetto al proprio canale nella piattaforma di collaboration. Anche per questi motivi, si ritiene che il modello ibrido sia il candidato ideale al successo: miscelando i benefici di produttività ed engagement dello smart working con una revisione degli spazi aziendali finalizzata a massimizzare la collaborazione e la diffusione della cultura aziendale, le imprese potranno raggiungere livelli di efficienza mai visti prima.
Oltre ai temi culturali e organizzativi, che vanno affrontati in ogni caso per abilitare un modello produttivo di lavoro ibrido, la corretta abilitazione tecnologica è determinante. Da questo punto di vista, l’espressione “gestione dell’ufficio” ha diversi significati: quello legato ai processi aziendali, che devono essere gestiti e governati interamente da remoto, ma anche quello che riguarda lo spazio fisico, che va gestito con attenzione per massimizzare la produttività e, al tempo stesso, garantire conformità con la normativa in essere e le policy aziendali. Ai fini della produttività, un modello di successo è l’Activity Based Working, che si propone di creare spazi di lavoro ottimizzati in funzione dell’attività da svolgere: open space per la condivisione, aree isolate per i momenti di concentrazione, aree relax e meeting room che differiscono in termini di dimensioni e dotazione. Spinto ai massimi livelli, il lavoro ibrido permetterà a ognuno di decidere il luogo migliore in cui svolgere la propria attività e vivere l’esperienza lavorativa: una postazione specifica in una certa area dell’azienda, una meeting room ideale per i brainstorming, casa propria o un coworking. Per abilitare questo modello, oltre a tutte le considerazioni culturali e organizzative di cui sopra, sono necessari strumenti che permettano la prenotazione dei desk, delle aree comuni, delle sale riunioni, ma anche del posto auto e di quello in mensa, semplificando al massimo il processo e con una user experience il più possibile consumer.
Gestione dell’ufficio è, come anticipato, anche il pieno rispetto della policy relative al distanziamento sociale e al divieto di assembramento, un tema strettamente connesso al precedente e ancora una volta legato alla corretta abilitazione tecnologica. Le stesse applicazioni che permettono la prenotazione delle postazioni possono gestire le attività di sanificazione, possono imporre il rispetto della distanza minima tra le persone, possono essere integrate con sistemi di geolocalizzazione indoor per accompagnare i dipendenti evitando che si formino assembramenti in certe aree, possono contingentare l’accesso alla mensa in funzione del numero di prenotazioni e di presenze in tempo reale, oltre a gestire tutta l’attività di contact tracing nel caso di positività accertate. Tutte queste dinamiche di gestione dell’ufficio fanno ormai parte della quotidianità e, per quanto ci si auguri di abbandonarle al più presto, i benefici del modello ibrido rimarranno a lungo ed è quindi auspicabile attrezzarsi fin da subito, accelerando una trasformazione tanto inevitabile quanto benefica.